Tagarchief: organisatie-ontwerp

Mail teveel?

Elke keer als u uw elektronische postvak opent zit het ding tot zijn huig toe vol. U reageert natuurlijk dezelfde dag en verzuimt niet alle relevante collega’s in cc en bcc mee te nemen in uw ideeën. Gemiddeld bent u hier twee uur per dag mee bezig. Steeds vaker borrelt weerstand op tegen de mailstroom en er zijn bedrijven die de “mailtsunami” willen indammen. Onder meer ATOS is intern een offensief begonnen tegen de mailterreur. De baas zelf heeft de afgelopen drie jaar geen mail verstuurd, zo meldt NRC op 28 april jl. en het streven is om het mailverkeer terug te dringen naar nul.

Mail schijnt dus een groot probleem te zijn. Medewerkers van organisaties zijn gemiddeld 2 uur per dag bezig om de mail te verwerken en Amerikaanse ambtenaren zelfs de helft van hun tijd. Niets aan de hand zult u zeggen: mail is toch gewoon ook werk. Dat is zo, maar toch is mail verworden tot een middel dat woggen stimuleert. Als u woggen niet kent: woggen is Werk-Ontwijkend-Gedrag vertonen, en dat is in veel organisaties waarneembaar. “Heb je dit-of-dat al gedaan?””Nee, ik moest ook mijn mail nog doen!” Helemaal na een dagje vrij. “Na zo’n lang weekend heb ik 173 ongelezen mails”. Kortom: werkdagen worden reactief en dat vinden medewerkers heerlijk.

Zijn er oplossingen om de mailterreur in te dammen of te voorkomen? Hoe de baas van ATOS wel communiceert vertelt het verhaal niet. Doet hij alles uitsluitend mondeling? Stuurt hij nog papieren memo’s? Of laat hij zijn secretaresse alle mail versturen omdat hij zelf uit statusoverwegingen geen computer op zijn bureau wil? De meeste medewerkers kunnen die keuzes niet maken en vooralsnog is mail voor hen een gegeven. En velen vinden het fijn: mail is een graadmeter voor activiteit. Veel mail suggereert hoge productiviteit en om dat te accentueren is het bovendien nog toepasbaar buiten kantoortijden.

De oplossingen om minder hinder te hebben van een mailoverschot die worden genoemd zijn legio: afmelden voor nieuwsbrieven, twee keer per dag de inbox checken, notificaties uitschakelen, daily decrease: niet elke dag iets toevoegen maar juist elke dag iets eraf halen, mail verzamelen van twee dagen, geen cc meer, niet via mail maar via chat of twitter communiceren, geen weinigzeggende mails meer sturen als “ok”of “bedankt”, etcetera.

Ik geloof er niet in: het is gewoon het verplaatsen van de communicatie naar een ander kanaal of een ander tijdstip.

Het gaat erom de communicatienoodzaak te verminderen!

Apart voor een organisatieadviesburo, maar de meest logische oplossing komt in het artikel en in de ideeën van ATOS niet voor: anders organiseren. Want mail teveel komt vooral voor in grote bedrijven en niet bij ZZP-ers. Door anders te organiseren wordt het mailverkeer automatisch verminderd. De volgende dingen helpen erg goed:

-Verminder de hiërarchie binnen de organisatie

-Maak organisaties kleiner

-Maak mensen weer zelfstandig verantwoordelijk voor datgene waar ze voor zijn ingehuurd; om een succesvolle klus te doen heb je niet altijd twintig stakeholders nodig

-Maak mensen volledig verantwoordelijk in plaats van elk proces in de kleinst mogelijke stukjes te knippen: hierdoor voorkom je overdrachtsmomenten

–Mensen die verantwoordelijk mogen zijn hebben ook minder de behoefte om zich in te dekken; en juist de behoefte om de verantwoordelijkheid bij voorbaat af te bakenen is één van de redenen voor het versturen van mailberichten met erg veel cc’s, waarbij cc staat voor “Cover your Career”

-Voorkom machteloosheid en frustratie: ook frustratie over de gang van zaken wordt vaak per mail geuit met veel cc berichten

Tot besluit een vriendelijk verzoek: wilt u dit artikel en de link naar dit blog zo veel mogelijk doormailen naar iedereen voor wie u dit nuttig acht?

Advertenties

2 reacties

Opgeslagen onder Bedrijven, Organisatie-ontwerp, Uncategorized

Slagvaardig organiseren

Vandaag ontving ik het bericht dat emeritus hoogleraar prof.dr. Ulbe de Sitter afgelopen zaterdag is overleden. De Sitter was de grondlegger van de moderne sociotechniek, een organisatie-ontwerptheorie waarin de “kwaliteit van de arbeid” centraal staat. Hij zag kwaliteit van de arbeid als de kurk waarop de economie drijft. Sociotechniek samengevat: complexe taken in eenvoudige organisaties in plaats van eenvoudige taken in complexe organisaties.

Deze ontwerptheorie kan waardevol worden toegepast met name in kennisintensieve organisaties en -processen. In organisaties met non-lineaire processen (en kennisprocessen zijn dat bij uitstek) hebben formele structuren en klassieke beheersmechanismen beperkte effectiviteit en zorgen voor een lagere productiviteit, langere doorlooptijden en motivatieproblematiek door gebrek aan regelcapaciteit. Daarom passen bij kennisintensieve organisaties minder scheiding van uitvoering en regeling, minder opsplitsing van taken, minder formalisering en gedetailleerde werkinstructies, minder centralisering en hierarchisering.

Wat dan wel?

Meer projectmatig werken in wisselende samenstelling, meer flexibiliteit om op onvoorspelbaarheid van proces en klantbehoeften in te kunnen spelen, meer regelcapaciteit en zelforganiserend vermogen, en last-but-not-least sturing op output in plaats van op input.

Binding in kennisintensieve organisaties ontstaat eerder en is krachtiger door culturele processen dan door een formele structuur. Effectieve samenwerkingsverbanden kenmerken zich meer door partnerships, inspiratie en communities dan door de formalisering en bureaucratisering. Anno 2010 worden de inspirerende communities en partnerships ook nog eens ruim ondersteund door social media.

Voor veel bedrijven en organisaties is het daarom goed  kennis te nemen van de sociotechniek en de principes toe te passen in processen waarin kennis en probleemoplossend vermogen nodig is.

Ik hoop dat het werk van De Sitter nog heel lang als inspiratie en basis zal dienen om werk beter, effectiever en voor mensen plezieriger te organiseren.

Een reactie plaatsen

Opgeslagen onder Bedrijven, Organisatie-ontwerp