Categorie archief: Organisatie-ontwerp

Shit

Deze week zag ik een afbeelding van de hiërarchie van organisaties. Een organogram eigenlijk. Het plaatje gaf heel duidelijk weer hoe de verhoudingen in veel organisaties liggen. Het was natuurlijk het duidelijkst geweest om de afbeelding hier te plaatsen, maar omdat daar auteursrechtelijke nadelen aan kleven zal ik het voor u beschrijven. En doe daarmee een beroep op uw beeldend vermogen.

Organogrammen zijn meestal buitengewoon saai vorm gegeven: een hokje met de naam van de functie of functionaris met daaronder een harkje met de daaronder geplaatste functies of functionarissen.

Zo niet hier.

Dit organogram was vormgegeven als een boom, nog het meest vergelijkbaar met een leilinde in deze tijd van het jaar: onder elkaar geplaatste horizontale takken zonder blad. Lees verder

Advertenties

Een reactie plaatsen

Opgeslagen onder Bedrijven, Organisatie-ontwerp, Uncategorized

Door het oog van de naald

Door het oog van de naald

Als u iets heeft met volkshuisvesting dan móet u dit boek lezen. Echt. Maar ook als u van doen heeft met andere takken in de semi-publieke sector is het een waardevol boek. Omdat het boek een ongekend perspectiefrijke inkijk biedt in een sector waarop de afgelopen jaren veel kritiek is. En die inkijk biedt ontzettend veel leerstof voor mensen die dagelijks bezig zijn met het beleid en het bestuur van woningcorporaties. Maar het is ook een leerzaam boek voor andere organisaties die een maatschappelijke taak uitoefenen op iets wat sinds enige jaren een markt heet en die te maken hebben met een terugtrekkende overheid en een groot scala aan belanghebbenden. Lees verder

1 reactie

Opgeslagen onder Boeken, Organisatie-ontwerp

Mail teveel?

Elke keer als u uw elektronische postvak opent zit het ding tot zijn huig toe vol. U reageert natuurlijk dezelfde dag en verzuimt niet alle relevante collega’s in cc en bcc mee te nemen in uw ideeën. Gemiddeld bent u hier twee uur per dag mee bezig. Steeds vaker borrelt weerstand op tegen de mailstroom en er zijn bedrijven die de “mailtsunami” willen indammen. Onder meer ATOS is intern een offensief begonnen tegen de mailterreur. De baas zelf heeft de afgelopen drie jaar geen mail verstuurd, zo meldt NRC op 28 april jl. en het streven is om het mailverkeer terug te dringen naar nul.

Mail schijnt dus een groot probleem te zijn. Medewerkers van organisaties zijn gemiddeld 2 uur per dag bezig om de mail te verwerken en Amerikaanse ambtenaren zelfs de helft van hun tijd. Niets aan de hand zult u zeggen: mail is toch gewoon ook werk. Dat is zo, maar toch is mail verworden tot een middel dat woggen stimuleert. Als u woggen niet kent: woggen is Werk-Ontwijkend-Gedrag vertonen, en dat is in veel organisaties waarneembaar. “Heb je dit-of-dat al gedaan?””Nee, ik moest ook mijn mail nog doen!” Helemaal na een dagje vrij. “Na zo’n lang weekend heb ik 173 ongelezen mails”. Kortom: werkdagen worden reactief en dat vinden medewerkers heerlijk.

Zijn er oplossingen om de mailterreur in te dammen of te voorkomen? Hoe de baas van ATOS wel communiceert vertelt het verhaal niet. Doet hij alles uitsluitend mondeling? Stuurt hij nog papieren memo’s? Of laat hij zijn secretaresse alle mail versturen omdat hij zelf uit statusoverwegingen geen computer op zijn bureau wil? De meeste medewerkers kunnen die keuzes niet maken en vooralsnog is mail voor hen een gegeven. En velen vinden het fijn: mail is een graadmeter voor activiteit. Veel mail suggereert hoge productiviteit en om dat te accentueren is het bovendien nog toepasbaar buiten kantoortijden.

De oplossingen om minder hinder te hebben van een mailoverschot die worden genoemd zijn legio: afmelden voor nieuwsbrieven, twee keer per dag de inbox checken, notificaties uitschakelen, daily decrease: niet elke dag iets toevoegen maar juist elke dag iets eraf halen, mail verzamelen van twee dagen, geen cc meer, niet via mail maar via chat of twitter communiceren, geen weinigzeggende mails meer sturen als “ok”of “bedankt”, etcetera.

Ik geloof er niet in: het is gewoon het verplaatsen van de communicatie naar een ander kanaal of een ander tijdstip.

Het gaat erom de communicatienoodzaak te verminderen!

Apart voor een organisatieadviesburo, maar de meest logische oplossing komt in het artikel en in de ideeën van ATOS niet voor: anders organiseren. Want mail teveel komt vooral voor in grote bedrijven en niet bij ZZP-ers. Door anders te organiseren wordt het mailverkeer automatisch verminderd. De volgende dingen helpen erg goed:

-Verminder de hiërarchie binnen de organisatie

-Maak organisaties kleiner

-Maak mensen weer zelfstandig verantwoordelijk voor datgene waar ze voor zijn ingehuurd; om een succesvolle klus te doen heb je niet altijd twintig stakeholders nodig

-Maak mensen volledig verantwoordelijk in plaats van elk proces in de kleinst mogelijke stukjes te knippen: hierdoor voorkom je overdrachtsmomenten

–Mensen die verantwoordelijk mogen zijn hebben ook minder de behoefte om zich in te dekken; en juist de behoefte om de verantwoordelijkheid bij voorbaat af te bakenen is één van de redenen voor het versturen van mailberichten met erg veel cc’s, waarbij cc staat voor “Cover your Career”

-Voorkom machteloosheid en frustratie: ook frustratie over de gang van zaken wordt vaak per mail geuit met veel cc berichten

Tot besluit een vriendelijk verzoek: wilt u dit artikel en de link naar dit blog zo veel mogelijk doormailen naar iedereen voor wie u dit nuttig acht?

2 reacties

Opgeslagen onder Bedrijven, Organisatie-ontwerp, Uncategorized

Wet op het thuiswerken

Inspirerend kantoor - foto: Flickr

Deze week werd er bericht over een wetsvoorstel van Ineke van Gent (GroenLinks) en Eddy Hijum (CDA) om werknemers het recht op thuiswerk te geven. Het moet natuurlijk wel in overleg met de werkgevers, betreuren de indieners van het wetsvoorstel, maar voortaan moeten werknemers gewoon thuis kunnen werken, tenzij de werkgever bewezen “zwaarwegende” argumenten heeft. Wat een contraproductief wetsvoorstel!

Met de huidige technieken om overal te kunnen werken onafhankelijk van tijd en plaats is er voor veel mensen, met name kennis- en kantoorwerkers, de mogelijkheid ontstaan om bijvoorbeeld thuis of in een Seats2meet-achtige omgeving te werken. Ideaal! Het is voor veel taken een meer productieve en motiverende omgeving, prettiger ingericht en fijner verlicht, het is veel efficiënter door het vervallen van reistijd en het zorgt voor werkers die tevredener in hun vel zitten. En privé en werk makkelijker kunnen combineren. Mensen die thuis werken hebben over het algemeen ook nog veel betere spullen dan dat verouderde mainframe met gefilterd Internet Explorer 6 van de werkgever. Maar dat is bijzaak.

In dat licht bezien is het heel bedenkelijk om dagelijks uren in de file te staan om in een onbereikbaar stadshart of aan een peperdure Zuidas in een te duur kantoor te gaan zitten met een tekort aan parkeerplaatsen. Met het oog op de vierkantemeterprijs van de moderne kantoren zijn veel kantoren anno 2012 ingericht als de typekamers uit de jaren vijftig van de vorige eeuw. Veel mensen samengepakt, het liefst op flexplekken, in een kudde bij elkaar zodat de manager zijn discipelen makkelijk kan controleren. Het oude denken van de aanwezigheidscultuur is nog steeds niet uitgeroeid. Zoals bij een bekend managementadviesbureau waar consultants dagelijks om 18.15 nog even liever niks gaan doen dan alvast naar huis gaan; het is ‘not-done’ om voor 19.00 de burelen te verlaten omdat dat niet bij de ambitie past die je uit moet stralen.

De wet op het thuiswerken gaat dit niet oplossen. Nog los van de aanwezigheidscultuur is er bij veel managers een wantrouwen waarneembaar tegen thuiswerken. Gebrek aan vertrouwen dat is ontstaan doordat thuiswerken om één of andere reden altijd op vrijdag gewenst is. Of omdat thuiswerken vaak gecombineerd moet worden met een niet-sluitend oppasrooster voor kleine kinderen. Wel flexibel werken, heet het dan, maar wel op een vaste dag waar niet meer door de werkgever vanaf geweken mag worden. Omdat er anders een probleem ontstaat met oma of het kinderdagverblijf. En dát zijn precies de verkeerde argumenten om een werkgever te overtuigen. Werken en oppassen gaan niet samen. Althans werken niet productiviteitsverbeterend, maar eerder stressverhogend. Geen thuiswerkwet die daar iets aan veranderd. Daarom is hét gebruikte argument van GroenLinks en CDA dat werknemers werk en zorg moeten kunnen combineren ook geen overtuigend argument.

De oplossing ligt ergens anders. Namelijk in de aansturing van al die productiviteit. Sturen op output in plaats van op input. Aantonen met meer/beter/mooier resultaat dat het kantoor in de meeste gevallen allesbehalve de beste werkplek is. Afspraken maken over het op te leveren resultaat in plaats van over zichtbaar aanwezige uren. Dat is misschien lastig voor de manager die helder moet formuleren wat het gewenste resultaat is, maar wel de sleutel om op een eigentijdse manier het werkzame leven in te richten. Dit wetsvoorstel vergroot slechts de kloof tussen controle en vertrouwen.

Een reactie plaatsen

Opgeslagen onder Bedrijven, Organisatie-ontwerp, Uncategorized

“Ikje” voor managers

Eén van de mooiste rubrieken in NRC Handelsblad is ook de kortste: ik@nrc.nl. In deze rubriek elke dag een korte ervaring van een lezer. Het “ikje” van gisteravond van Ineke de Jonge is een illustratieve eye-opener voor managers onder de titel “Teambuilding”. De ervaring is als volgt omschreven:

“Een vriend bij de universiteitsbibliotheek heeft een teamuitstapje met zijn collega’s bedacht omdat ze op verschillende afdelingen werken. Ze leggen het plan voor aan het management: een fietstocht in de buurt, met aansluitend een borrel. Het antwoord laat op zich wachten en is dan gedeeltelijk positief. Het idee wordt akkoord bevonden, maar slechts met twee consumpties per persoon gesponsord. Omdat de pot leeg is komen alle overige uitgaven voor eigen rekening. Wel volgen excuses voor de vertraging: “De managers waren druk met de diapresentatie van hun dienstreis naar Toronto””.

In een paar zinnen heeft Ineke de Jonge hier de verhoudingen treffend omschreven en die gaan zo veel verder dan dit enkele voorbeeld. Het toont niet alleen hoe de besparing van enkele consumpties kan zorgen voor aantasting van vertrouwen en motivatie, maar zegt ook veel over de gehanteerde managementstijl. Een leerzaam “ikje” voor alle managers, vandaar hier met plezier geciteerd.

Een reactie plaatsen

Opgeslagen onder Bedrijven, Organisatie-ontwerp, Uncategorized